Zulassungsverfahren

Liste der Zulassungen

Zulassungen werden jeweils bis zum 31.12. des Verfahrensjahres vergeben - bitte prüfen Sie als Krankenhaus, ob die eingesetzten Systeme eine gültige Zulassungsnummer besitzen und diese auf den Blankobedruckungen auch ausgewiesen wird.

Die Zulassungen für Softwaresysteme enthalten vorerst nicht die Zulassung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Diese wird im Nachgang gesondert zugelassen.

Sofern Muster 1 zugelassen ist, gilt dies daher nur bis zum Zeitpunkt der Einführung einer verpflichtenden Übermittlung der eAU. Die Zulassung der eAU wird gesondert ausgewiesen.

 

Aktuell gültige Zulassungen mit einer Gültigkeit bis zum 31.12.2021

Hersteller Software Version Zulassungsumfang Prüfnummer
Cerner Health Services Deutschland GmbH SAP Amb. Care Management SAP ERP 6.18 SP23(14) keine Unterstützung von Muster 8, 15, 26, 27, 28 und 63, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/001
CGM Clinical Europe GmbH CGM MEDICO 26.00 Es wird, mit Ausnahme von Muster 16, nur die Blankobedruckung angeboten. E/39/2012/13/002
Meierhofer AG M-KIS Entlassmanagement M-KIS Keine Blankoformularbedruckung von Muster 63, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/003
Nexus AG NEXUS / KIS Release 8 Keine Unterstützung von Mustern 8, 15; keine Blankoformularbedruckung der Muster 26, 27, 28 und 63 E/39/2012/13/004
Dedalus HealthCare GmbH ORBIS 84.35.1.0 vollständig, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/005
INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH MEDICAL OFFICE 2.116.10537 vollständig, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/006
CompuGroup Medical Deutschland AG CGM M1 PRO 24.4.0 vollständig E/39/2012/13/007
CGM Clinical Deutschland GmbH CGM CLINICAL V2101 Keine Unterstützung von Muster 8 und 15 E/39/2012/13/008
Deutsche Telekom Clinical Solutions GmbH iMedOne 826 Muster 63 wird nicht unterstützt, Vordruckbedruckung nicht für Muster 13, 15, 26, 27 und 28, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/009
SIEGELE Software GmbH principa 2.2.0 vollständig E/39/2011/14/010
i-SOLUTIONS Health GmbH ClinicCentre Billing (OPD) V1 Nur Bedruckung von Muster 1, 4, 12, 13 und 16,Unterstützung der eAU E/39/2010/15/011
Institut für Unternehmensforschung GmbH IFU-KIS 10/20 Muster 8, 15 und 63 werden nicht unterstützt, keine Blankoformularbedruckung E/39/2012/13/012
AMC Holding GmbH CLINIXX 2817 keine Vordruckbedruckung, keine Unterstützung von Muster 13, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/013
Meona GmbH MEONA 83557 Es wird, mit Ausnahme von Muster 16, ausschließlich die Blankoformularbedruckung unterstützt, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/015
ID Information und Dokumentation im Gesundheitswesen GmbH & Co KGaA ID MEDICS 7.8.0 Es wird, mit Ausnahme von Muster 16, ausschließlich die Blankoformularbedruckung unterstützt, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/016
RpDoc Solutions GmbH RpDoc Klinik 5.0 Keine Unterstützung von Muster 63 E/39/2012/13/017
Getinge IT Solutions GmbH myMedis 20.2.0.9 Bedruckung nur von Muster 1, 4, 12 und 16, keine Blankoformularbedruckung E/39/2012/13/018
HASOMED GmbH Elefant 20.04.0 Es wird, mit Ausnahme von Muster 16, ausschließlich Blankoformularbedruckung angeboten, Muster 63 wird nicht unterstützt, Unterstützung der eAU E/39/2012/13/019
Medical Software Dipl.-Ing. Frank Savini Klinik-Assistent 3.3 R4 vollständig E/39/2012/13/020
Nexus CSO Nexus/KIS (International) Version 2 Nur Normalbedruckung, keine Unterstützung von Muster 63 E/39/2012/13/023
GITG AG e-KIS 6.6.4 nur Blankoformularbedruckung von Mustern 1, 4, 12, 13, 63 sowie Bedruckung von Muster 16 E/39/2012/13/024

Übersichten über Zulassungen aus den Vorjahren sind in den untenstehenden Downloads verfügbar.

Anträge zu Zulassungen

Die Verfahrensbeschreibung des Zulassungsverfahrens, die für das Zulassungsverfahren zu verwendenden Beispieldaten und die Herstellererklärung sind als untenstehender Download verfügbar.

Zulassungsverfahren

Auf dieser Seite wird das Zulassungsverfahren beschrieben und die notwendigen Unterlagen bereitgestellt.

Das Zulassungsverfahren inklusive der Anforderungsliste ist in der aktuellen Version unter Downloads angefügt.

Die Hersteller der elektronischen Programme (Software) weisen die Umsetzung der Anforderungen gegenüber der DKG jährlich durch eine Herstellererklärung nach.

Der rechtskräftig unterschriebenen Herstellererklärung sind Musterausdrucke, welche die Beachtung der krankenhausspezifischen Besonderheiten für die Bedruckung von Verordnungen belegen, beizufügen. Dazu sind die aktuellen Beispieldaten der DKG zu verwenden. Sowohl für die Blankobedruckung als auch für die Bedruckung der Vordrucke ist dabei weißes Papier der entsprechenden Größe zu verwenden. Die Angabe der Prüfnummer (Prf. Nr.) in der Fußzeile von Blankoformularbedruckungen kann in den Ausdrucken für den Erstantrag entweder mit der bestehenden KBV-Prüfnummer oder mit der Nummer „E/39/1201/99/000“ erfolgen.

Die Übermittlung der Anträge erfolgt per Post und von der DKG wird der Eingang bestätigt.

Deutsche Krankenhausgesellschaft e. V.
Dezernat III - Zulassungsverfahren
Wegelystraße 3
10623 Berlin

Der Eingang wird von der DKG per eMail bestätigt. Spätestens 4 Wochen nach Eingang der Unterlagen spricht die DKG die Zulassung aus und teilt dem Hersteller eine Prüfziffer mit oder unterrichtet den Hersteller über festgestellte Mängel. Dieser muss dann gegebenenfalls einen neuen Antrag stellen.
Mängel sind falsche Bedruckungen der Formulare oder konkrete Hinweise, dass die zugesagten Eigenschaften nicht zutreffen. Bei konkreten Hinweisen zu schweren Mängeln kann die Zulassung auch im laufenden Jahr entzogen werden.
Die Zulassung wird unterjährig innerhalb der ersten drei Quartale nur für das betreffende Kalenderjahr beantragt und gilt dann für dieses Kalenderjahr. Bei konkreten Hinweisen zu schweren Mängeln kann die Zulassung auch im laufenden Jahr entzogen werden.
Die Zulassung wird entweder in den letzten vier Monaten für das nächste Kalenderjahr beantragt oder in Ausnahmen unterjährig innerhalb der ersten acht Monate nur für das betreffende Kalenderjahr und gilt dann für dieses Kalenderjahr.
Die DKG erteilt für jedes zugelassene System eine Prüfnummer, die wie folgt aufgebaut ist:

E/39/[Zulassungsjahr und Monat, vierstellig]/[Monate Gültigkeit]/[System Nr.]

Beantragungszeiträume

Nur eine erstmalige Zulassung eines Softwaresystems kann in den ersten acht Monaten eines Jahres erfolgen und gilt dann bis zum Jahresende.

Eine Erstzulassung oder Verlängerung der Zulassung eines Softwaresystems bis zum Ende des Folgejahres kann mit einem Zulassungsantrag mit aktuellen und vollständigen Unterlagen ab dem 1. September eines Jahres beantragt werden.

Bei einer Antragstellung nach dem 1.11. kann bei offensichtlichen Fehlern, wie z.B. Abweichungen zwischen Bedruckung und BAR-Codes, keine Zulassung vor dem Jahreswechsel zugesichert werden. Da dies den Einsatz der Software nach Auslaufen der bestehenden Zulassung verhindert wird nachdrücklich empfohlen zum einen eigene Prüfungen vorzuschalten und zum anderen den Antrag so früh wie möglich zu stellen.

Anträge, die nach dem 1.12. eingehen, können nicht mehr bis zum Jahresende bearbeitet werden.

Die Zulassung tritt mit Vergabe der Prüfnummer in Kraft. Bei Verlängerungen hat der Hersteller sicherzustellen, dass spätestens zum 31.12. des neuen Jahres die Angabe der Prüfnummer in den Fußzeilen der Blankoformularbedruckungen aktualisiert wird.

Erweiterung der Zulassung

Nur in Ausnahmefällen ist eine Erweiterung des Zulassungsumfanges um weitere Musterbedruckungen möglich. Dies erfolgt im Wege einer vorzeitigen Erneuerung der Zulassung, das Zulassungsverfahren muss hierfür erneut durchlaufen werden, eine Verlängerung der Zulassungsdauer über den Jahreswechsel hinaus ist dabei nicht möglich.

Erfolgt im Zuge einer Anpassung der Vereinbarung zum Entlassmanagement unterjährig eine Erweiterung der angebotenen Muster, haben die bereits zugelassenen Hersteller zudem die Möglichkeit, im laufenden Jahr einmalig eine Erweiterung ihrer Zulassung ausschließlich mit den neuen Mustern zu beantragen.

Vorausblickende Zulassung von weiteren Musterbedruckungen

Aktuell könnten gesetzliche Änderungen dazu führen, dass weitere Muster durch die Krankenhäuser genutzt werden können. Diese müssen aber zum einen in den Richtlinien nachgeführt und zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden. Es wird ermöglicht, dass Hersteller diese Muster schon im Zulassungsverfahren mit prüfen lassen, so dass diese genutzt werden können, sobald eine geänderte Vereinbarung in Kraft tritt.

Sonderregelung für Antragsteller ohne KBV-Zulassung

Hersteller, die nicht an einem Zertifizierungsverfahren der KBV teilnehmen, haben keinen Zugang zu den verpflichtend zu verwendenden Stammdaten der KBV. Daher müssen diese über einen gesonderten Antrag bei der KBV einen Schlüssel zur Teilnahme an der Datenverteilung beantragen. Dieser ist unter der folgenden Adresse abrufbar: https://update.kbv.de/ita-update/Lizenzvereinbarung/. Der Antrag umfasst auch die Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Umgang mit dem Schlüsselmaterial. Durch diesen Schritt werden Hersteller in die Pflege und Verteilung der Schlüssel aufgenommen. Der unterschriebene und eingescannte Antrag auf Schlüsselzuteilung ist parallel an die Adressen ita@kbv.de und Zulassung@dkgev.de zu schicken.

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