Im Jahre 2017 wurde intensiv über die Neugestaltung der Dokumentation in den Psychiatrischen Institutsambulanzen verhandelt. In Bezug auf die grundsätzliche PIA-Dokumentation zeichnete sich im Verlauf der Verhandlungen eine Einigung ab. Die zusätzliche Übermittlung der „eingesetzten personellen Kapazitäten“ war jedoch bis zuletzt strittig und wurde schließlich als freiwillige Datenübermittlung vereinbart. Das Unterschriftenverfahren wurde am 07.02.2018 eingeleitet. Die Vereinbarung mit seinen drei Anlagen tritt zum 01.07.2018 in Kraft und ist als Anlage beigefügt.

Mit der PIA-Doku-Vereinbarung vom 02.02.2018 wird die Dokumentation in den Psychiatrischen Institutsambulanzen bundeseinheitlich neu geregelt und ist ab dem 01.07.2018 umzusetzen. Die angepasste Vereinbarung beinhaltet – neben dem neuen PIA-Dokumentationsschema – Regelungen zur Freistellung von der Leistungsdokumentation in Bundesländern mit Einzelleistungsvergütungsvereinbarungen und ein Schema zur Zuordnung von Vollzeitäquivalenten.

Ab dem 01.07.2018 löst die neue PIA-Dokumentation die Dokumentation der bisherigen vier Leistungsschlüssel ab (PIA-001 bis PIA-004). Zu dokumentieren sind nunmehr Basisleistungsschlüssel und Zusatzleistungsschlüssel. Die Verschlüsselung der Basisleistungsschlüssel erfolgt tagesbezogen. Pro Mitarbeiter und Leistungsart ist ein Leistungsschlüssel je Tag zu vergeben, der dem zeitlichen Gesamtaufwand der von einem Mitarbeiter erbrachten Leistungsart an diesem Tag entspricht. Es sind Besonderheiten für die Kinder- und Jugendpsychiatrie zu beachten. Die Zusatzleistungsschlüssel liefern ergänzende Informationen über die medizinischen Inhalte der erbrachten Leistungen bzw. das Behandlungssetting. Sie können nur in Ergänzung zu Basisleistungsschlüsseln maximal 1 Mal je Tag angegeben werden (vgl. Anlage 1 zur PIA-Doku-Vereinbarung).

In den PIAs der fünf Bundesländer mit Vereinbarungen zu Einzelleistungsvergütungen (Bayern, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen und Sachsen-Anhalt) müssen lediglich die Zusatzleistungsschlüssel dokumentiert werden. Die Basisleistungsschlüssel werden aus den abgerechneten Entgelten durch das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) abgeleitet (vgl. Anlage 2 zur PIA-Doku-Vereinbarung).

Eine freiwillige zusätzliche Übermittlung der eingesetzten personellen Kapazitäten für die Berufsgruppen der Ärzte und Psychologen könnte erstmalig bis zum 31.03.2020 für die Leistungen des Jahres 2019 erfolgen. Ein Verfahren hierzu ist mit den entsprechenden Partnern auf der Landesebene zu klären. Der Umfang der anzusetzenden Vollkräfte ergibt sich als Summe der den entsprechenden Leistungsziffern zugeordneten Vollkräfte-Anteilen nach der Anlage 3 der PIA-Doku-Vereinbarung. Zu beachten sind hierbei die zugrunde liegenden Annahmen für die Zuordnung (Jahresnettoarbeitszeit, Definition einer mittleren Gruppengröße, bestimmte Leistungen). Diese Abschätzung der personellen Kapazitäten wird vom tatsächlichen Personalaufwand abweichen.