Fortbestehen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen richtet sich zunächst danach, ob es spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt (z.B. nach der Röntgenverordnung, der Strahlenschutzverordnung etc.). Ist dies nicht der Fall, richtet sich die allgemeine Auf-bewahrungsdauer nach § 630f Abs. 3 BGB. Diese Regelung wurde durch das Patientenrechtegesetz vom 20.02.2013 (BGBl. I, Seite 277) neu in das Bürgerliche Gesetz-buch (BGB) aufgenommen. Danach hat der Behandelnde die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Die Gesetzesbegründung zu § 630f Abs. 3 BGB weist jedoch darauf hin, dass die Aufbewahrungsfrist weit über zehn Jahre hinausgehen kann, und zwar insbesondere unter Berücksichtigung der zivilrechtlichen Höchstverjährungsfrist von 30 Jahren (vgl. Bundestags-Drucksache 17/10488 vom 15.08.2012, Seite 26). Die DKG empfiehlt Krankenhäusern daher nach wie vor eine Aufbewahrungsdauer von 30 Jahren für Krankenunterlagen, weil mögliche Schadensersatzansprüche von Patienten, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Freiheit beruhen, gemäß § 199 Abs. 2 BGB erst in 30 Jahren verjähren. Erst nach Ablauf dieser Verjährungsfrist ist es Patienten nicht mehr möglich, entsprechende Ansprüche geltend zu machen.

Bei der Schließung eines Krankenhauses werden die gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen nicht unterbrochen, so dass die sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten fortbestehen. Auch die generelle Empfehlung, Patientenunterlagen für einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren, wird durch die Schließung eines Krankenhauses nicht hinfällig. Ein Krankenhausträger muss sich gegebenenfalls auch nach der Einstellung des Krankenhausbetriebes gegen etwaige Schadensersatzansprüche verteidigen, sofern er unabhängig von der Schließung weiterhin existiert. Im Falle der Schließung eines Krankenhauses bei gleichzeitigem Untergang des Trägers sind grundsätzlich deliktische Ansprüche ehemaliger Patienten gegen behandelnde Ärzte denkbar.

Dauer der Aufbewahrung

Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fortbestehen, sind diese auch nach der Einstellung des Krankenhausbetriebes für die Dauer der Aufbewahrung maßgeblich. Ob eine generelle Aufbewahrungsdauer von 30 Jahren abseits der zu beachtenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch nach Einstellung des Krankenhausbetriebes möglich ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Krankenhäusern ist es auch im laufenden Krankenhausbetrieb möglich, von dieser Empfehlung abzuweichen und sich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zu einer kürzeren Aufbewahrungsdauer zu entschließen. Es handelt sich hierbei um eine Entscheidung, die im Rahmen des Risikomanagements unter Abwägung aller Umstände getroffen werden sollte. Sowohl bei der Vernichtung von Krankenunterlagen, als auch bei der weiteren Aufbewahrung verbleibender Krankenunterlagen müssen die entsprechenden datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

Zuständigkeit für die Aufbewahrung

Bezüglich der Zuständigkeit für die Aufbewahrung verbleibender Patientenunterlagen sind folgende Sachverhaltskonstellationen zu unterscheiden:

Ein Krankenhaus wird aufgelöst und von einem anderen Krankenhaus in seinem Personal- und Sachmittelbestand übernommen oder von einem neuen Träger weitergeführt. In diesem Fall tritt eine Rechtsnachfolge ein, so dass die vorhandenen Krankenunterlagen vom Rechtsnachfolger aufzubewahren sein dürften.

Der Betrieb eines Krankenhauses wird eingestellt. Der Träger, z.B. eine Stadt, bleibt jedoch bestehen. In diesen Fällen dürfte es dem Träger obliegen, die verbleibenden Krankenunterlagen weiter aufzubewahren.

Mit Einstellung des Krankenhausbetriebes geht auch der Krankenhausträger unter. Eine Rechtsnachfolge findet nicht statt. Dies dürfte die eigentlich problematische Sachverhaltsgestaltung sein.

In Fällen fehlender Rechtsnachfolge bei gleichzeitigem Trägeruntergang könnte eine mögliche Verfahrensweise darin bestehen, rechtzeitig vor der Schließung des Krankenhauses mit den für die Gesundheitsaufsicht zuständigen Stellen Kontakt aufzunehmen, um die Problematik der weiteren Aufbewahrung der Krankenunterlagen in Zusammenarbeit mit den Aufsicht führenden Stellen zu lösen. Dies ist teilweise sogar explizit vorgeschrieben: Gemäß § 28 Abs. 3 Röntgenverordnung (RöV) kann die zuständige Behörde verlangen, dass im Falle der Praxisaufgabe oder sonstigen Einstellung des Betriebes die Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen und Röntgenbilder unverzüglich bei einer von ihr bestimmten Stelle zu hinterlegen sind und dabei die ärztliche Schweigepflicht zu wahren ist. Ferner gibt es z.B. in Berlin (§ 41 Berliner Krankenhaus-Verordnung) die Regelung, dass bei Schließung eines Krankenhauses die weitere Aufbewahrung des Bestandes an Patientendokumentationen vom Krankenhausträger im Einvernehmen mit dem zuständigen Bezirksamt so geregelt wird, dass Unbefugte nicht Einsicht nehmen können.

Form der Aufbewahrung

Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung dürfte mangels weitergehender gesetzlicher Vorgaben auch eine externe Archivierung durch ein Dienstleistungsunternehmen möglich sein, wobei die gleichen Grundsätze wie beim laufenden Krankenhausbetrieb zu beachten sind. Die Möglichkeit der externen Archivierung durch ein Dienstleistungsunternehmen ist beispielsweise in Mecklenburg-Vorpommern explizit im Landeskrankenhausgesetz vorgesehen. Gemäß § 39 Abs. 6 LKHG M-V gelten, wenn ein Auftragnehmer nach einer Betriebseinstellung eines Krankenhauses den gesamten Bestand der Patientendaten übernimmt, für diesen als verantwortliche Stelle hinsichtlich der Verarbeitung dieser Daten die Vorschriften des Landeskrankenhausgesetzes. Bei der Übernahme des Auftrages ist vertraglich sicherzustellen, dass Patienten für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung oder Untersuchung auf Verlangen in gleicher Weise wie bisher beim Krankenhaus Auskunft und Einsicht erhalten.

Sonderfall der Insolvenz

Auch im Falle der Insolvenz eines Krankenhauses bei gleichzeitigem Untergang des Trägers sind grundsätzlich deliktische Ansprüche gegen behandelnde Ärzte denkbar. Darüber hinaus werden die gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen auch im Falle der Insolvenz eines Krankenhauses nicht unterbrochen, so dass die daraus resultierenden Aufbewahrungspflichten fortbestehen.

Die Pflicht zur Organisation der Aufbewahrung verbleibender Patientenunterlagen obliegt im Falle der Insolvenz allerdings dem jeweils bestellten Insolvenzverwalter. Dieser muss unter Abwägung aller Umstände eine Entscheidung darüber treffen, wie die Aufbewahrung erfolgen soll. Die Kosten für die Aufbewahrung sind aus der Insolvenzmasse zu finanzieren. Falls eine Finanzierung aus der Insolvenzmasse nicht möglich ist, bleibt auch hier nur die Kontaktaufnahme mit den für die Gesundheitsaufsicht zuständigen Stellen, um die Problematik der weiteren Aufbewahrung der Krankenunterlagen in Zusammenarbeit mit den Aufsicht führenden Stellen zu lösen.

Ob eine Aufbewahrungsdauer von 30 Jahren auch im Falle der Insolvenz eines Krankenhauses möglich ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Krankenhäuser können von dieser Empfehlung auch im laufenden Krankenhausbetrieb abweichen und sich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zu einer kürzeren Aufbewahrungsdauer entschließen. Es handelt sich hierbei um eine Entscheidung, die im Rahmen des Risikomanagements unter Abwägung aller Umstände getroffen werden sollte. Auch im Falle der Insolvenz müssen sowohl bei der Vernichtung von Krankenunterlagen, als auch bei der weiteren Aufbewahrung verbleibender Krankenunterlagen die entsprechenden datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Für die Form der Aufbewahrung dürfte mangels weitergehender gesetzlicher Vorgaben ebenfalls eine externe Archivierung durch ein Dienstleistungsunternehmen in Betracht kommen, wobei die gleichen Grundsätze wie beim laufenden Krankenhausbetrieb zu beachten sind.